Standardy pracy z wolontariuszami

Celem Standardów jest stworzenie bezpiecznego, uporządkowanego i partnerskiego systemu współpracy z wolontariuszami, który:

• wspiera realizację misji Fundacji;
• zapewnia wolontariuszom wartościowe i dobrze przygotowane doświadczenie;
• chroni wolontariuszy, uczestników wydarzeń, artystów i organizację;
• jasno rozdziela wolontariat od pracy odpłatnej;
• ogranicza chaos organizacyjny i przypadkowe powierzanie zadań;
• umożliwia rozwój kompetencji i długofalowe zaangażowanie;
• pozwala dokumentować przebieg i rezultaty wolontariatu.

Wolontariat nie jest jedynie źródłem dodatkowego wsparcia organizacyjnego. Jest formą świadomego uczestnictwa w kulturze, zdobywania doświadczenia, budowania relacji oraz współodpowiedzialności za wspólne przedsięwzięcia.

2.1. Dobrowolność i odpowiedzialność

Zaangażowanie wolontariusza jest dobrowolne. Wolontariusz może przyjąć lub odrzucić proponowane zadanie oraz zakończyć współpracę zgodnie z warunkami porozumienia.

W Fundacji obowiązuje zasada: „Możesz, nie musisz. Jeżeli podejmujesz się zadania, wykonujesz je odpowiedzialnie.”

Dobrowolność nie oznacza braku zobowiązań po przyjęciu konkretnego zadania, dyżuru lub zmiany.

2.2. Wzajemność

Współpraca powinna przynosić wartość zarówno Fundacji, jak i wolontariuszowi. Fundacja otrzymuje realne wsparcie, natomiast wolontariusz może:

• zdobywać doświadczenie;
• poznawać środowisko kultury;
• rozwijać kompetencje;
• otrzymywać informację zwrotną;
• uzyskać potwierdzenie lub zaświadczenie;
• uczestniczyć w wartościowym przedsięwzięciu;
• rozwijać dalsze formy zaangażowania.

Zaangażowanie wolontariuszy powinno być uwzględnione w sposobie zarządzania organizacją, wspierane przez liderów oraz prowadzone bezpiecznie, skutecznie i włączająco.

2.3. Partnerstwo i szacunek

Wolontariusz jest członkiem zespołu realizującego zadanie, choć nie jest pracownikiem. Powinien być traktowany z szacunkiem, otrzymywać informacje potrzebne do działania i wiedzieć, do kogo może zwrócić się po pomoc.

Niedopuszczalne są w szczególności:

• lekceważenie wolontariuszy;
• krzyk, publiczne upominanie i poniżanie;
• powierzanie zadań bez instrukcji;
• oczekiwanie stałej dyspozycyjności;
• przerzucanie na wolontariusza odpowiedzialności należącej do organizatora;
• traktowanie wolontariusza jako osoby „od wszystkiego”.

2.4. Celowość zadań

Każde zadanie wolontariackie powinno wynikać z rzeczywistej potrzeby organizacyjnej oraz zostać opisane w Karcie zadania wolontariackiego.

Nie tworzy się wolontariatu bez:

• określonego celu;
• wyznaczonego zakresu działania;
• przewidywanego rezultatu;
• wskazanego czasu realizacji;
• osoby odpowiedzialnej za instruktaż i odbiór zadania.

2.5. Bezpieczeństwo

Fundacja odpowiada za:

• przygotowanie wolontariusza do działania;
• poinformowanie go o ryzykach;
• zapewnienie bezpiecznych warunków;
• przekazanie właściwych instrukcji;
• wskazanie sposobu postępowania w sytuacjach trudnych;
• zapewnienie dostępu do osoby odpowiedzialnej.

2.6. Włączający charakter wolontariatu

Rekrutacja i organizacja pracy powinny, w miarę możliwości, ograniczać bariery związane z:

• wiekiem;
• sytuacją finansową;
• niepełnosprawnością;
• pochodzeniem;
• znajomością języka;
• wcześniejszym doświadczeniem;
• szczególnymi potrzebami komunikacyjnymi lub organizacyjnymi.

Pokrywanie uzasadnionych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy jest jednym z narzędzi ograniczania barier ekonomicznych.

3.1. Wolontariat nie zastępuje zatrudnienia

Wolontariusz może wspierać zespół, uzupełniać działania organizacji i wykonywać zadania społeczne, edukacyjne, organizacyjne, promocyjne lub pomocnicze.

Nie należy powierzać wolontariuszowi zadań, które:

• tworzą faktyczne stałe stanowisko pracy;
• zostały w projekcie zaplanowane i sfinansowane jako praca odpłatna;
• wymagają specjalistycznej odpowiedzialności zawodowej;
• wymagają uprawnień, których wolontariusz nie posiada;
• wiążą się z odpowiedzialnością finansową lub prawną przekraczającą charakter wolontariatu;
• powinny być realizowane przez techników, ochronę, ratowników, kierowców zawodowych lub inne osoby posiadające wymagane kwalifikacje.

Wolontariusz nie powinien przejmować odpowiedzialności przekraczającej jego przygotowanie, kompetencje i doświadczenie.

3.2. Wolontariat nie jest bezpłatnym stażem pracowniczym

Fundacja nie obiecuje zatrudnienia, jeżeli nie ma rzeczywistej możliwości jego zaoferowania.

Może natomiast jasno informować, że wolontariat pozwala:

• zdobyć doświadczenie;
• rozwinąć portfolio;
• otrzymać referencje;
• poznać proces organizacji wydarzeń;
• nawiązać kontakty zawodowe;
• przygotować się do przyszłej pracy w sektorze kultury.

4.1. Obowiązek wcześniejszego zgłaszania potrzeb

Przed rozpoczęciem realizacji projektu każda osoba decyzyjna i każdy lider obszaru przedstawia koordynatorowi wolontariatu zapotrzebowanie na wolontariuszy.

Zapotrzebowanie powinno zawierać:

• nazwę projektu lub wydarzenia;
• nazwę obszaru;
• opis zadań;
• liczbę potrzebnych osób;
• daty i godziny;
• miejsce;
• wymagane kompetencje;
• przewidywane obciążenie;
• możliwe zagrożenia;
• osobę bezpośrednio nadzorującą;
• wymagane szkolenie;
• informację, czy zadanie wiąże się z kontaktem z dziećmi, publicznością, artystami, pieniędzmi, sprzętem lub danymi osobowymi.

4.2. Termin zgłaszania potrzeb

Potrzeby powinny być zgłaszane na tyle wcześnie, aby możliwe było:

• zrekrutowanie odpowiednich osób;
• przedstawienie warunków współpracy;
• zawarcie porozumień;
• przeprowadzenie szkolenia;
• przygotowanie harmonogramu;
• zapewnienie ubezpieczenia;
• przygotowanie identyfikatorów, materiałów, posiłków i innych świadczeń.

Nagłe potrzeby można zgłaszać wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych.

Koordynator może odmówić przydzielenia wolontariusza, jeżeli:

• zadanie jest niejasne;
• nie zapewniono odpowiedniego nadzoru;
• zadanie jest niebezpieczne;
• brak czasu na właściwe przygotowanie;
• nie ma osoby posiadającej odpowiednie kompetencje.

5.1. Koordynator wolontariatu

Każdy większy projekt lub wydarzenie powinno mieć wskazanego koordynatora wolontariatu. Do jego obowiązków należy:

• zebranie zapotrzebowania;
• przygotowanie opisów ról;
• rekrutacja i dobór osób;
• prowadzenie dokumentacji;
• przygotowanie harmonogramu;
• organizacja odpraw i szkoleń;
• kontakt z liderami obszarów;
• monitorowanie warunków współpracy;
• reagowanie na konflikty i problemy;
• zbieranie informacji zwrotnej;
• przygotowanie podziękowań, potwierdzeń i zaświadczeń.

Koordynator nie powinien jednocześnie odpowiadać za zbyt wiele innych krytycznych obszarów wydarzenia.

5.2. Lider obszaru

• dokładnie wyjaśnia zadanie;
• zapewnia niezbędne materiały;
• potwierdza rozpoczęcie i zakończenie dyżuru;
• pozostaje dostępny podczas wykonywania zadania;
• nie zmienia istotnie zakresu pracy bez uzgodnienia;
• reaguje na zgłoszone problemy;
• organizuje zastępstwa i przerwy;
• przekazuje koordynatorowi informację o przebiegu współpracy.

5.3. Wolontariusz

Wolontariusz zobowiązuje się:

• wykonywać przyjęte zadania z należytą starannością;
• przestrzegać ustalonych godzin;
• możliwie wcześnie zgłaszać nieobecność lub spóźnienie;
• stosować się do instrukcji bezpieczeństwa;
• dbać o powierzony sprzęt i materiały;
• przestrzegać zasad poufności i ochrony danych;
• zachowywać się z szacunkiem wobec uczestników, artystów i zespołu;
• natychmiast zgłaszać sytuacje niebezpieczne lub przekraczające jego kompetencje;
• nie podejmować samodzielnie decyzji należących do organizatora.

Każda powtarzalna rola powinna mieć krótką Kartę zadania. Karta powinna zawierać:

• Nazwa roli
• Projekt lub wydarzenie
• Cel roli
• Miejsce
• Termin i godziny
• Lider
• Zakres zadań
• Czego wolontariusz nie wykonuje
• Wymagane umiejętności
• Wymagane szkolenie
• Przewidywane obciążenie fizyczne lub emocjonalne
• Wymagany strój
• Zapewnione świadczenia
• Sposób zgłaszania problemów
• Rezultat zadania
• Sposób potwierdzenia wykonania

Opis roli powinien jasno wyznaczać zakres odpowiedzialności i jego granice.

7.1. Ogłoszenie

Ogłoszenie o wolontariacie powinno zawierać:

• nazwę i opis wydarzenia;
• konkretne role;
• terminy i godziny;
• miejsce;
• oczekiwane kompetencje;
• minimalny wiek, jeżeli jest uzasadniony;
• informację o dostępności miejsca;
• informację o szkoleniu;
• informację o zwrocie kosztów lub innych świadczeniach;
• dane kontaktowe;
• termin zgłoszeń;
• sposób wyboru kandydatów.

Nie używa się sformułowań sugerujących, że wolontariat jest „łatwą pomocą”, jeżeli w rzeczywistości wymaga długich zmian, odporności fizycznej, pracy w stresie lub odpowiedzialności za publiczność.

7.2. Dobór do roli

Nie każda osoba musi odpowiadać wymaganiom każdej roli. Dobór powinien uwzględniać:

• motywację;
• dostępność;
• doświadczenie;
• komunikatywność;
• kondycję fizyczną, jeżeli jest wymagana;
• znajomość języków;
• komfort w pracy z publicznością;
• odporność na stres;
• potrzeby dostępnościowe;
• przeciwwskazania do określonych zadań.

Odmowa przyjęcia do konkretnej roli nie powinna mieć charakteru osobistej oceny. W miarę możliwości należy zaproponować inną formę zaangażowania.

7.3. Zadania podwyższonego zaufania

Dodatkowa rozmowa, referencje, weryfikacja lub szkolenie mogą być wymagane przy zadaniach obejmujących:

• kontakt z dziećmi lub osobami wymagającymi szczególnej ochrony;
• samodzielną opiekę nad grupą;
• dostęp do danych osobowych;
• dostęp do kluczy i pomieszczeń;
• pracę z kosztownym sprzętem;
• transport osób lub mienia;
• udział w obsłudze kasy;
• reprezentowanie Fundacji wobec partnerów, mediów lub artystów.

Wolontariusz wykonuje świadczenia na podstawie porozumienia z Fundacją. Porozumienie powinno określać co najmniej:

• zakres świadczeń;
• sposób ich wykonywania;
• miejsce;
• okres współpracy;
• zasady rozwiązania porozumienia;
• osobę kontaktową;
• zasady bezpieczeństwa;
• zasady pokrywania kosztów;
• obowiązek zachowania poufności, jeżeli jest potrzebny;
• zasady przetwarzania danych osobowych;
• sposób potwierdzania wykonanych świadczeń.

Jeżeli świadczenia mają być wykonywane przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno mieć formę pisemną.

Przy krótszej współpracy porozumienie może mieć formę ustną, jednak na żądanie wolontariusza powinno zostać potwierdzone na piśmie.

Dobrą praktyką Fundacji jest zawieranie pisemnego porozumienia również przy krótkich wydarzeniach.

Na żądanie wolontariusza Fundacja wydaje pisemne potwierdzenie lub zaświadczenie o wykonywanych świadczeniach.

9.1. Ubezpieczenie

Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić wymagany zakres ubezpieczenia.

W przypadku świadczeń wykonywanych przez okres nie dłuższy niż 30 dni Fundacja zapewnia wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Przy porozumieniu zawartym na okres dłuższy niż 30 dni stosuje się zasady wynikające z obowiązujących przepisów.

Przy wydarzeniach podwyższonego ryzyka należy rozważyć również dodatkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

9.2. Zwrot kosztów

W miarę możliwości Fundacja powinna pokrywać uzgodnione wcześniej i udokumentowane koszty, w szczególności:

• przejazdów lokalnych;
• podróży międzymiastowych;
• noclegu;
• wyżywienia;
• materiałów zakupionych na polecenie organizatora.

Zasady rozliczenia muszą być przekazane przed poniesieniem kosztu.

9.3. Posiłki i napoje

Przy dłuższych zmianach Fundacja zapewnia:

• dostęp do wody;
• możliwość skorzystania z przerwy;
• posiłek lub ekwiwalent, jeżeli pozwala na to budżet;
• informację o dostępnych opcjach żywieniowych.

9.4. Wolontariusz nie finansuje projektu

Nie wolno oczekiwać od wolontariusza:

• zakupu materiałów z własnych pieniędzy bez wcześniejszego uzgodnienia;
• używania prywatnego samochodu bez ustalenia odpowiedzialności i rozliczenia;
• ponoszenia kosztów niezbędnych do wykonania zadania;
• bezpłatnego udostępniania specjalistycznego sprzętu jako domyślnego elementu wolontariatu.

Każdy wolontariusz przechodzi wdrożenie odpowiednie do powierzonej roli.

10.1. Szkolenie ogólne

Powinno obejmować:

• misję i charakter Fundacji;
• cel projektu;
• strukturę zespołu;
• zakres roli;
• harmonogram;
• zasady komunikacji;
• zasady bezpieczeństwa;
• procedurę zgłaszania problemów;
• zasady ochrony danych;
• standardy zachowania;
• zasady dostępności;
• ochronę dzieci i osób narażonych na krzywdzenie, jeżeli dotyczy;
• zasady kontaktu z mediami;
• zasady publikowania zdjęć i informacji w mediach społecznościowych.

10.2. Odprawa wydarzeniowa

Przed wydarzeniem należy omówić:

• plan obiektu;
• wejścia i wyjścia;
• drogi ewakuacyjne;
• punkt medyczny;
• strefy dostępne wyłącznie dla personelu;
• miejsce przechowywania rzeczy;
• sposób oznakowania wolontariuszy;
• system zmian i przerw;
• numery telefonów alarmowych;
• miejsce zbiórki;
• procedury postępowania w razie zagubienia dziecka, agresji, zasłabnięcia, pożaru, awarii lub ewakuacji;
• sposób przekazywania zmiany.

10.3. Szkolenie stanowiskowe

Lider pokazuje wolontariuszowi:

• gdzie wykonywane jest zadanie;
• jak wygląda prawidłowe wykonanie;
• z jakich narzędzi można korzystać;
• czego nie wolno robić;
• kiedy należy wezwać lidera;
• w jaki sposób zadanie zostanie zakończone i odebrane.

11.1. Harmonogram

Harmonogram powinien zawierać:

• imię i nazwisko wolontariusza;
• rolę;
• miejsce;
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia;
• czas przerwy;
• lidera;
• numer kontaktowy;
• osobę zastępującą, jeżeli jest przewidziana.

Wrażliwe dane kontaktowe nie powinny być udostępniane całej grupie bez uzasadnionej potrzeby.

11.2. Długość zmian

Przy planowaniu zmian należy uwzględnić:

• intensywność pracy;
• porę dnia;
• pracę stojącą;
• warunki atmosferyczne;
• hałas;
• kontakt z dużą liczbą osób;
• czas dojazdu;
• wiek wolontariusza;
• zadania wykonywane nocą.

Długie wydarzenia należy dzielić na zmiany zamiast oczekiwać całodziennej obecności jednej osoby.

11.3. Przerwy

Wolontariusz powinien mieć realną możliwość skorzystania z przerwy. Lider organizuje zastępstwo tak, aby stanowisko nie pozostawało bez obsady.

11.4. Powrót po późnym wydarzeniu

Przy pracy kończącej się późnym wieczorem organizator powinien:

• wcześniej poinformować o przewidywanej godzinie zakończenia;
• uwzględnić dostępność transportu publicznego;
• w miarę możliwości pomóc w organizacji bezpiecznego powrotu;
• nie pozostawiać pojedynczej osoby samej przy zamykaniu obiektu;
• zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo osób niepełnoletnich.

12.1. Zasada jednego przełożonego

Podczas konkretnej zmiany wolontariusz otrzymuje polecenia od jednego wskazanego lidera. Inne osoby nie powinny samodzielnie dokładać mu zadań. Każde nowe polecenie należy uzgodnić z liderem.

12.2. Sposób przekazywania zadania

Każde zadanie przekazuje się według schematu:

• Po co? – jaki jest cel;
• Co? – co dokładnie należy zrobić;
• Gdzie? – miejsce wykonania;
• Kiedy? – czas rozpoczęcia i zakończenia;
• Jak? – instrukcja i wymagany standard;
• Z kim? – osoby współpracujące;
• Czego nie robić? – granice odpowiedzialności;
• Kogo powiadomić? – sposób zgłaszania problemów;
• Po czym poznamy, że zadanie jest wykonane? – oczekiwany rezultat.

Po przekazaniu zadania lider prosi wolontariusza o krótkie potwierdzenie, że instrukcja jest zrozumiała.

12.3. Zadania niebezpieczne lub specjalistyczne

Wolontariusz bez właściwych kwalifikacji, upoważnienia lub przeszkolenia nie może samodzielnie:

• pracować na wysokości;
• obsługiwać urządzeń technicznych wymagających uprawnień;
• podłączać instalacji elektrycznych;
• prowadzić działań ochrony;
• udzielać specjalistycznej pomocy medycznej;
• przenosić ciężkich konstrukcji bez instrukcji i odpowiedniego zespołu;
• prowadzić pojazdu należącego do Fundacji;
• podejmować interwencji wobec agresywnej osoby;
• samodzielnie ewakuować osób z niepełnosprawnościami;
• rozstrzygać sporów finansowych z uczestnikami.

12.4. Zmiana zadania

Istotna zmiana roli wymaga:

• poinformowania wolontariusza;
• wyjaśnienia nowego zakresu;
• sprawdzenia kompetencji;
• uzyskania zgody wolontariusza;
• przekazania nowej instrukcji.

13.1. Obsługa publiczności

Zakres zadań może obejmować:

• udzielanie podstawowych informacji;
• wskazywanie wejść, sal i miejsc;
• pomoc w kierowaniu ruchem;
• dystrybucję programów;
• wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami zgodnie z instrukcją;
• przekazywanie pytań liderowi.

Wolontariusz nie rozstrzyga samodzielnie reklamacji, sporów biletowych ani sytuacji konfliktowych.

13.2. Punkt informacyjny i akredytacje

• sprawdzanie list;
• wydawanie przygotowanych identyfikatorów;
• udzielanie informacji według zatwierdzonego komunikatu;
• ochronę list zawierających dane osobowe.

13.3. Opieka nad artystami

• wskazywanie garderób i przestrzeni;
• przekazywanie harmonogramu;
• pomoc w sprawach organizacyjnych;
• kierowanie pytań do opiekuna artystycznego lub produkcyjnego.

Wolontariusz nie zmienia harmonogramu, warunków technicznych, transportu ani ustaleń finansowych.

13.4. Zaplecze i garderoby

Dostęp do zaplecza i garderób mają wyłącznie osoby wyznaczone. Obowiązują:

• poufność;
• zakaz fotografowania bez zgody;
• poszanowanie prywatności artystów;
• zakaz wpuszczania osób postronnych;
• przestrzeganie zasad dotyczących kostiumów i rekwizytów.

13.5. Kostiumy i rekwizyty

Po przeszkoleniu wolontariusz może wykonywać czynności pomocnicze, takie jak:

• przygotowanie oznaczeń;
• układanie i transport lekkich elementów;
• pomoc przy prostych pracach dekoracyjnych;
• kontrola listy wydawanych elementów.

Nie powinien samodzielnie:

• wykonywać napraw wymagających wiedzy kostiumologicznej;
• podejmować decyzji o ingerencji w obiekt historyczny;
• modyfikować wartościowego kostiumu lub rekwizytu.

13.6. Promocja i dokumentacja

• dystrybuować materiały;
• wspierać punkt prasowy;
• dokumentować wydarzenie w uzgodnionym zakresie;
• przygotowywać materiały robocze.

Publikowanie treści na oficjalnych kanałach Fundacji wymaga upoważnienia. Materiałów przedstawiających dzieci nie wolno wykonywać ani publikować bez zapewnienia właściwej podstawy prawnej i wymaganych zgód.

13.7. Montaż i demontaż

Wolontariusze mogą wykonywać wyłącznie zadania dostosowane do ich możliwości i przeszkolenia. Prace techniczne, elektryczne, konstrukcyjne i wysokościowe należą do osób posiadających odpowiednie kwalifikacje.

13.8. Transport

Przed użyciem prywatnego samochodu należy uzgodnić:

• zakres przewozu;
• trasę;
• zwrot kosztów;
• odpowiedzialność;
• ubezpieczenie;
• sposób zabezpieczenia przewożonych rzeczy.

Wolontariusz nie powinien przewozić dzieci ani uczestników bez odrębnej procedury i formalnego upoważnienia.

13.9. Obsługa środków pieniężnych

Co do zasady wolontariusze nie powinni samodzielnie odpowiadać za gotówkę, rozliczenia i zamykanie kasy. Jeżeli wyjątkowo uczestniczą w takich zadaniach, konieczne są:

• pisemne upoważnienie;
• instrukcja;
• podwójna kontrola;
• ewidencja przekazanych środków;
• obecność osoby odpowiedzialnej finansowo.

Jeżeli wolontariusze mają kontakt z małoletnimi w ramach działalności edukacyjnej, artystycznej, wypoczynkowej, opiekuńczej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań, Fundacja stosuje obowiązujące Standardy Ochrony Małoletnich oraz przeprowadza wymagane procedury weryfikacyjne.

W szczególności wolontariusz:

• zna zasady bezpiecznych relacji z dziećmi;
• nie prowadzi prywatnej korespondencji z dzieckiem poza zatwierdzonym kanałem;
• nie zostaje sam z dzieckiem, jeżeli nie wynika to z zatwierdzonej procedury;
• nie fotografuje dzieci prywatnym telefonem bez zgody organizatora;
• nie przewozi dziecka prywatnym pojazdem;
• nie stosuje kontaktu fizycznego poza sytuacją uzasadnioną bezpieczeństwem i zgodną ze standardami;
• zgłasza każdą niepokojącą sytuację wyznaczonej osobie;
• nie prowadzi samodzielnego dochodzenia;
• nie przeprowadza rozmowy wyjaśniającej z osobą podejrzewaną o krzywdzenie.

Wolontariusze bez wymaganej weryfikacji nie mogą pozostawać samodzielnie odpowiedzialni za dzieci lub osoby szczególnie narażone.

15.1. Prawo do odmowy niebezpiecznego zadania

Wolontariusz ma prawo przerwać lub odmówić wykonania zadania, jeżeli:

• nie został do niego przeszkolony;
• zadanie zagraża zdrowiu lub życiu;
• nie zapewniono odpowiednich zabezpieczeń;
• zadanie wykracza poza ustalony zakres;
• doświadcza przemocy, molestowania lub dyskryminacji;
• jego stan zdrowia uniemożliwia bezpieczne działanie.

Odmowę należy niezwłocznie zgłosić liderowi.

15.2. Zdarzenia i wypadki

Każdy wypadek, uraz, zasłabnięcie, zagrożenie lub uszkodzenie mienia należy:

• niezwłocznie zgłosić;
• odpowiednio zabezpieczyć;
• udokumentować zgodnie z procedurą Fundacji.

Wolontariusz nie powinien samodzielnie uznawać zdarzenia za zbyt mało istotne, aby je zgłosić.

15.3. Wsparcie i nadzór

Regularny kontakt z liderem służy wsparciu wolontariusza oraz kontroli bezpieczeństwa realizowanych działań. Wolontariusz powinien mieć możliwość zgłaszania:

• niepewności;
• przeciążenia;
• braku instrukcji;
• niewłaściwego zachowania;
• konfliktu;
• zagrożenia.

15.4. Przeciążenie emocjonalne

Przy wydarzeniach związanych z trudną tematyką, pracą z osobami w kryzysie, dużym stresem lub intensywnym kontaktem z publicznością należy:

• uprzedzić wolontariusza o charakterze pracy;
• zapewnić możliwość przerwy;
• umożliwić rozmowę z koordynatorem;
• nie zmuszać do kontynuowania zadania po trudnym zdarzeniu;
• przeprowadzić krótkie podsumowanie po zakończeniu działania.

16.1. Kanały komunikacji

Dla każdego projektu określa się:

• główny kanał komunikacji;
• kanał alarmowy w dniu wydarzenia;
• osobę wysyłającą oficjalne komunikaty;
• zasady potwierdzania obecności;
• termin przekazywania zmian w harmonogramie.

Informacje organizacyjne nie powinny być rozproszone pomiędzy wieloma grupami i prywatnymi wiadomościami.

16.2. Potwierdzanie informacji

Wolontariusz potwierdza:

• przyjęcie roli;
• zapoznanie się z harmonogramem;
• udział w szkoleniu;
• otrzymanie zmiany organizacyjnej;
• rozpoczęcie dyżuru.

16.3. Poufność i dane osobowe

Wolontariusz nie udostępnia poza zespołem:

• danych uczestników;
• numerów telefonów;
• list gości;
• informacji o artystach;
• planów bezpieczeństwa;
• haseł;
• dokumentów finansowych;
• nieopublikowanych materiałów artystycznych;
• informacji o problemach wewnętrznych Fundacji.

Dostęp do danych i dokumentów powinien być ograniczony do zakresu niezbędnego do wykonania powierzonego zadania.

16.4. Media społecznościowe i komunikacja publiczna

• nie wypowiada się publicznie w imieniu Fundacji bez upoważnienia;
• nie publikuje materiałów z zaplecza, garderób ani prób bez zgody;
• nie udostępnia informacji poufnych;
• respektuje zasady dotyczące wizerunku;
• nie publikuje materiałów przedstawiających dzieci bez wymaganej zgody i podstawy prawnej.

17.1. Standard zachowania

Każda osoba zaangażowana w wolontariat ma prawo do środowiska wolnego od:

• dyskryminacji;
• przemocy;
• molestowania;
• mobbingu;
• obraźliwych komentarzy;
• presji związanej z alkoholem;
• naruszania prywatności;
• działań odwetowych za zgłoszenie problemu.

Podczas wykonywania zadań wolontariusz:

• pozostaje trzeźwy;
• nie używa środków odurzających;
• nie pali w miejscach niedozwolonych;
• nie przyprowadza osób postronnych;
• nie wykorzystuje swojej roli do uzyskiwania prywatnego dostępu do artystów;
• nie prowadzi prywatnej sprzedaży ani promocji;
• nie wypowiada się publicznie w imieniu Fundacji bez upoważnienia.

17.2. Stopniowanie reakcji

W przypadku problemu można zastosować, odpowiednio do sytuacji:

• rozmowę wyjaśniającą;
• ponowne przedstawienie instrukcji;
• dodatkowe szkolenie;
• zmianę zadania;
• odsunięcie od konkretnej zmiany;
• zakończenie współpracy.

W sytuacji zagrożenia, przemocy, kradzieży, rażącego naruszenia bezpieczeństwa lub ochrony dzieci współpraca może zostać przerwana natychmiast.

17.3. Skargi i zgłoszenia

Wolontariusz musi wiedzieć:

• komu może zgłosić problem dotyczący lidera;
• jak dokonać zgłoszenia poufnego;
• kto rozpatruje skargę;
• w jakim terminie otrzyma odpowiedź.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie, nie powinna samodzielnie rozpatrywać skargi.

17.4. Zakończenie współpracy

Decyzję o zakończeniu współpracy przekazuje się spokojnie i z poszanowaniem osoby. W miarę możliwości wskazuje się:

• przyczynę;
• datę zakończenia;
• sposób zwrotu identyfikatora, sprzętu lub kluczy;
• zasady wydania potwierdzenia wykonanego wolontariatu.

18.1. Informacja bieżąca

• wzmacniać dobre działania;
• korygować błędy w sposób konkretny;
• nie odkładać poważnych uwag do końca wydarzenia;
• oddzielać ocenę zadania od oceny osoby.

18.2. Formy doceniania

Docenianie nie powinno ograniczać się do zbiorowego „dziękujemy”. Rekomendowane formy to:

• osobiste podziękowanie lidera;
• informacja o znaczeniu wykonanego zadania;
• podsumowanie rezultatów wydarzenia;
• zaświadczenie;
• referencje dla szczególnie zaangażowanych osób;
• możliwość udziału w szkoleniu;
• spotkanie podsumowujące;
• zaproszenie na próbę, wydarzenie lub prezentację;
• powierzanie bardziej odpowiedzialnych ról wraz ze wzrostem doświadczenia;
• przedstawienie możliwości dalszego rozwoju.

18.3. Poziomy zaangażowania

Fundacja może tworzyć trzy poziomy zaangażowania.

Poziom I – wolontariusz wydarzeniowy. Realizuje krótkie, jasno określone zadania po podstawowym szkoleniu.

Poziom II – wolontariusz projektowy. Współpracuje przez dłuższy czas, zna organizację i może samodzielnie realizować ustalone zadania.

Poziom III – lider wolontariuszy. Doświadczona osoba wspierająca koordynatora, prowadząca małą grupę lub obszar. Otrzymuje dodatkowe szkolenie z komunikacji, bezpieczeństwa i zarządzania zadaniami.

Powierzenie roli lidera nie może być automatyczne. Powinno wynikać z kompetencji, odpowiedzialności i gotowości do pracy z ludźmi.

18.4. Podsumowanie i ewaluacja

Po większym wydarzeniu należy zebrać:

• liczbę zaangażowanych wolontariuszy;
• liczbę przepracowanych godzin;
• obsadzone role;
• informacje o nieobecnościach;
• zdarzenia i problemy;
• opinie wolontariuszy;
• opinie liderów;
• rekomendacje na przyszłość.

Wolontariusz powinien mieć możliwość odpowiedzi na pytania:

• Czy wiedziałeś, czego się od Ciebie oczekuje?
• Czy otrzymałeś potrzebne informacje i szkolenie?
• Czy miałeś dostęp do lidera?
• Czy harmonogram był realny?
• Czy czułeś się bezpiecznie i byłeś traktowany z szacunkiem?
• Co pomogło Ci dobrze wykonać zadanie?
• Co należałoby zmienić?
• Czy chcesz ponownie współpracować z Fundacją?
• Jakie zadania chciałbyś wykonywać w przyszłości?

Dla każdego projektu należy przechowywać, zgodnie z zasadami ochrony danych:

• zgłoszenia;
• porozumienia;
• zgody opiekunów, jeżeli są wymagane;
• potwierdzenia ubezpieczenia;
• harmonogramy;
• listy obecności;
• potwierdzenia szkoleń;
• Karty zadań;
• ewidencję godzin;
• informacje o zdarzeniach;
• zgody i oświadczenia dotyczące wizerunku;
• zaświadczenia;
• wyniki ewaluacji.

Dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby, którym jest ona potrzebna do wykonywania obowiązków.

Dokumenty należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów prawa, wymagań projektu, zasad archiwizacji i polityki ochrony danych Fundacji.

Poniższa lista stanowi skróconą checklistę organizacyjną i nie zastępuje szczegółowych zasad opisanych w poprzednich rozdziałach.

Żadne wydarzenie z udziałem wolontariuszy nie powinno się rozpocząć bez:

• wskazanego koordynatora;
• określonych ról;
• przygotowanych Kart zadań;
• harmonogramu;
• osoby nadzorującej każde stanowisko;
• porozumień i wymaganych zgód;
• weryfikacji ubezpieczenia;
• odprawy;
• instrukcji bezpieczeństwa;
• danych kontaktowych do liderów;
• systemu zmian i przerw;
• dostępu do wody;
• procedury zgłaszania problemów;
• planu zastępstw;
• sposobu zakończenia i rozliczenia dyżuru.

Jeżeli którykolwiek z krytycznych elementów nie został zapewniony, koordynator może:

• ograniczyć zakres powierzanych zadań;
• zmniejszyć liczbę zaangażowanych wolontariuszy;
• przesunąć rozpoczęcie działania;
• zrezygnować z wykorzystania wolontariatu w danym obszarze.

Fundacja:

• nie zastępuje wolontariuszami pracy, która powinna być wykonywana odpłatnie;
• nie powierza zadań bez określenia zakresu, lidera i zasad bezpieczeństwa;
• nie przyjmuje większej liczby wolontariuszy, niż jest w stanie przygotować i nadzorować;
• nie wymaga stałej dyspozycyjności ani pracy bez przerw;
• nie dopuszcza do zadań wymagających kwalifikacji, których wolontariusz nie posiada;
• nie dopuszcza do kontaktu z małoletnimi bez wymaganych procedur;
• nie toleruje przemocy, dyskryminacji, odwetu ani naruszania prywatności;
• nie pozostawia wolontariuszy samych w sytuacjach konfliktowych lub niebezpiecznych;
• nie ukrywa trudnych warunków ani rzeczywistego zakresu obowiązków;
• nie uzasadnia brakiem środków finansowych niebezpiecznych lub niewłaściwie zorganizowanych warunków współpracy.

Dobrze prowadzony wolontariat wymaga przygotowania, czasu i odpowiedzialności ze strony Fundacji.

Wolontariusz może wnieść do projektu energię, kompetencje, perspektywę, relacje i autentyczne zaangażowanie.

Fundacja powinna odpowiedzieć na ten wkład:

• jasnymi zasadami;
• właściwym przygotowaniem;
• opieką;
• bezpieczeństwem;
• możliwością rozwoju;
• rzeczywistym uznaniem.

Nie pytamy wyłącznie: „Ilu wolontariuszy potrzebujemy?” Pytamy również: „Czy jesteśmy przygotowani, aby odpowiedzialnie przyjąć, wdrożyć i wspierać osoby, które chcą poświęcić swój czas dla naszej działalności?”